V Kentino sro, IČO: 05066743 (ďalej len „my“) venujeme ochrane osobných údajov veľkú pozornosť. V tomto dokumente nájdete informácie o tom, aké osobné údaje spracovávame najmä o našich dodávateľoch, na základe akého právneho dôvodu osobné údaje spracovávame, na aké účely ich teda používame, komu ich môžeme odovzdávať, preposielať a aké máte v súvislosti so spracovaním vašich osobných údajov práva .
Aké osobné údaje spracovávame?
Spracovávame nasledujúce osobné údaje:
- identifikačné údaje, Ktorými sa rozumie najmä meno a priezvisko, užívateľské meno a heslo, popr. číslo preukazu totožnosti, ak navštívite náš areál, IČO a DIČ, ak ste podnikateľ
- kontaktné údaje, Ktorými sa rozumejú osobné údaje, ktoré nám umožňujú kontakt s vami, najmä e-mailová adresa, telefónne číslo, adresa pre doručovanie a fakturačná adresa
- údaje o vašom správaní na našom portáli, najmä odkazy, na ktoré klikáte, spôsob pohybu po našom webe a posúvanie obrazovky a tiež údaje o zariadení, z ktorého si náš web prezeráte, ako je IP adresa, identifikácia zariadenia, jeho technické parametre ako operačný systém a jeho verzia, rozlíšenie obrazovky, použitý prehliadač a jeho verzia a tiež údaje získané zo súborov cookie a obdobných technológií pre identifikáciu zariadenia
- údaje o našej spolupráci, ktorými sú najmä údaje o tovare a službách, ktoré sme si u vás objednali, termín dodania a splatnosti vrátane čísla platobného účtu a údaje o reklamáciách, údaje o plnení vašich zmluvných povinností a ich následná evaluácia, evidencia prípadných porušení zmluvných povinností
- údaje súvisiace s využitím call centra alebo návštevou nášho areálu, ktorými sú najmä
- údaje a záznamy poznámkové
- záznamy telefónnych hovorov s call centrom, identifikácia správ, ktoré nám zasielate, vr. identifikátorov, ako sú IP adresy, a nahrávky z kamerových systémov v areáli
- bezpečnostné a systémové informácie, ktorými sa rozumejú najmä vaše systémové prihlasovacie údaje, identifikačné údaje vecí a zariadení, ktoré vám boli zverené (napr. počítač, mobilný telefón, automobil), identifikácia vzdialeného pripojenia, informácie o prístupe k aplikáciám a systémom
Prečo osobné údaje spracovávame a čo nás na to oprávňuje?
V rámci našej činnosti spracovávame osobné údaje na rôzne účely av rôznom rozsahu. Aké spracovanie môžeme vykonávať, závisí od toho, k akému účelu príslušné spracovanie smeruje av akej pozícii voči nám vystupujete – či ste len návštevníkom nášho webu, alebo nám dodávate nejaký tovar alebo služby. Vaše údaje môžeme tiež spracovávať, ak ste zástupcom nášho dodávateľa, pokiaľ s nami komunikujete alebo pokiaľ navštívite náš areál.
Pokiaľ s nami uzavriete zmluvu
Pokiaľ nám ako fyzická osoba dodávate nejaký tovar, služby alebo s nami spolupracujete iným spôsobom, spracovávame za účelom plnenia zmluvy vaše identifikačné a kontaktné údaje a údaje o našej spolupráci.
Ak nám dodávate nejaký tovar alebo služby ako zástupcu právnickej osoby, spracovávame tie isté údaje za rovnakým účelom na základe nášho oprávneného záujmu spočívajúceho v uzavretí a plnení zmluvy s osobou, ktorú zastupujete.
To, že tieto údaje použijeme za účelom vybavenia našej spolupráce, znamená, že ich použijeme najmä:
- pre potreby prijatia tovaru alebo služieb, ktoré nám dodávate
- aby sme s vami mohli o spolupráci komunikovať, napríklad potvrdiť prijatie tovaru
- pre potreby platby za tovar a služby
- v súvislosti s vašimi ďalšími požiadavkami, s ktorými sa na nás obrátite napr. pomocou call centra, ako je popísané v časti Pokiaľ s nami komunikujete prostredníctvom rôznych kanálov
Na tento účel osobné údaje používame počas dodávky služby, príp. po dobu trvania zmluvy s nami.
Pokiaľ navštívite náš areál
Pokiaľ navštívite náš areál alebo jeho okolie, budeme možno spracovávať nahrávku z kamerového systému, na ktorej môžete byť zachytení, a to na základe nášho oprávneného záujmu za účelom ochrany nášho i vášho majetku a osôb pohybujúcich sa v areáli a jeho okolí, čo je súčasne náš oprávnený záujem.
Na tento účel osobné údaje uchovávame po dobu 14 dní v závislosti na kapacite diskového poľa. Proti tomuto spracovaniu máte právo uplatniť námietku.
Pokiaľ využívate naše IT alebo navštívite niektorý z našich portálov
Využívanie súborov cookies a ďalších technológií
okiaľ navštívite náš portál, do vášho zariadenia ukladáme a následne z neho čítame malé súbory ako cookies. Cookie je malý súbor písmen a čísel, ktorý ukladáme vo vašom internetovom prehliadači alebo pevnom disku vášho počítača. Niektoré cookies nám umožňujú prepojiť vaše aktivity počas návštevy nášho portálu od chvíle, keď do nášho portálu vstúpite, do okamihu, keď z neho odídete. Vo chvíli, keď zatvoríte okno internetového prehliadača, sa tieto cookies vymažú. Iné zostávajú v zariadení po nastavenú dobu a aktivujú sa zakaždým, keď navštívite webovú stránku, ktorá konkrétne cookie vytvorila. Ďalej používame pixelové značky (tiež známe ako web beacons), čo sú malé obrázky, ktoré majú podobnú funkciu ako cookies. Oproti cookies, ktoré sú ukladané na pevnom disku vášho počítača, sú pixelové značky pevnou súčasťou webových stránok. O všetkých týchto technológiách budeme pre zjednodušenie v tomto dokumente ďalej hovoriť ako o cookies. Cookies do vášho zariadenia nielen ukladáme, ale taktiež čítame tie cookies, ktoré do vášho zariadenia uložil náš portál. Ďalej v tomto dokumente budeme pre jednoduchosť hovoriť iba o ukladaní.
Niektoré cookies do vášho zariadenia ukladá priamo náš portál. Tieto cookies nám pomáhajú:
- identifikovať vás pri prechádzaní medzi jednotlivými stránkami nášho portálu a pri opätovných návštevách, napríklad aby sme si mohli zapamätať vaše prihlásenie z konkrétneho zariadenia a nežiadať vás opakovane o e-mail a heslo, alebo aby sme si uložili, ktorú verziu nášho portálu vám máme zobraziť, pokiaľ portál ponúka v danej chvíli viac variantov
- so zaistením bezpečnosti, napríklad aby sme skúmali, či niekto nezneužil vaše pripojenie k nášmu portálu a nejedná namiesto vás
- evidovať, skúmať a odstraňovať poruchy a nefunkčné súčasti nášho portálu.
Také cookies a ďalšie súbory sú nevyhnutné pre fungovanie nášho portálu. Pokiaľ vo svojom prehliadači zablokujete tieto cookies, náš portál nemusí fungovať správne.
Ďalej do vášho zariadenia:
- ukladáme cookies z nášho portálu, ktoré nám umožňujú:
- sledovať návštevnosť nášho portálu, jeho jednotlivých stránok, vytvárať štatistiky a prehľady
- zobrazovať vám rôzne varianty nášho portálu, pokiaľ testujeme nové funkcionality
- prispôsobovať pre vás obsah nášho portálu
Pokiaľ využitie cookies nevypnete v nastavení vášho webového prehliadača, budeme sa domnievať, že s využívaním cookies súhlasíte. Svoj súhlas môžete kedykoľvek odvolať vypnutím využívania cookies v nastavení vášho webového prehliadača.
Využívanie osobných údajov návštevníkov nášho portálu
Pokiaľ navštívite niektorý z našich portálov pre dodávateľov, spracovávame údaje o vašom správaní na našom portáli na základe nášho oprávneného záujmu za účelom:
- získanie informácií, na základe ktorých pre vás budeme môcť portál v budúcnosti vylepšiť; naším oprávneným záujmom je tu zlepšovanie služieb nášho portálu
- vytváranie štatistík a prehľadov, najmä sledovanie návštevnosti nášho portálu, jeho jednotlivých stránok; naším oprávneným záujmom je tu meranie využitia nášho portálu
- predchádzanie útokov na náš portál a ohrozenie jeho funkčnosti aj bezpečnosti vašich dát; naším oprávneným záujmom je tu bezproblémová funkčnosť nášho portálu a bezpečnosť vašich dát.
Údaje o vašom správaní na našom portáli nezískavame iba z cookies. Dopĺňame ich tiež o údaje:
- IP adresa vášho zariadenia (adresa vášho zariadenia, pomocou ktorej komunikujete s inými zariadeniami v sieti internet)
- MAC adresa (adresa zariadenia, pomocou ktorej komunikujete s inými zariadeniami v miestnej sieti)
- operačný systém vášho zariadenia, jeho verzia a jazykové nastavenie
- prehliadač, ktorý na svojom zariadení používate, jeho verzia a jazykové nastavenie
- adresa webovej stránky (URL adresa), z ktorej prichádzate na náš portál.
Na tieto účely osobné údaje používame po dobu 38 mesiacov, pričom počas tejto doby údaje uchovávame iba v pseudonymizovanej podobe. Proti tomuto spracovaniu máte právo uplatniť námietku.
Pokiaľ využívate našu IT infraštruktúru, techniku alebo iný majetok
Ak využívate našu IT infraštruktúru, najmä naše zdieľané úložiská, chatovacie nástroje a e-mailové systémy, našu výpočtovú techniku alebo iný majetok, spracovávame vaše osobné údaje aj na základe našich oprávnených záujmov. Na tomto právnom základe spracovávame vaše identifikačné a kontaktné údaje, údaje súvisiace s našou spoluprácou a tiež bezpečnostné a systémové informácie, a to za účelom:
- vnútornej kontroly a evidencie, najmä evidencie pridelených pracovných pomôcok, kde je naším oprávneným záujmom zabezpečenie a kontrola riadneho plnenia všetkých vašich a našich povinností
- zaistenie bezpečnosti a ochrany majetku, kde je našim oprávneným záujmom zaistenie fyzickej a IT bezpečnosti a tiež ochrana nášho majetku; na tento účel môžeme vykonávať monitoring niektorých priestorov a využívanie elektronických zariadení, informačných systémov a IT infraštruktúry.
- zaistenie našich prevádzkových potrieb, kde je naším oprávneným záujmom prevádzka našich IT nástrojov.
Na uvedené účely spracovávame vaše osobné údaje po dobu trvania zmluvného vzťahu s vami. Na účely ochrany našich právnych nárokov môžeme vaše osobné údaje uchovávať po dobu nevyhnutnú na realizáciu práv a povinností plynúcich zo zmluvného vzťahu a po dobu trvania premlčacej lehoty nárokov vyplývajúcich alebo súvisiacich s týmto pomerom (v dĺžke až 15 rokov od ukončenia spolupráce) predĺženej o ďalší rok s ohľadom na ochranu našich právnych nárokov. V prípade začatia súdneho, správneho alebo iného konania môžeme spracovávať vaše osobné údaje v nevyhnutnom rozsahu po celú dobu trvania takýchto konaní a zostávajúcu časť premlčacej doby po ich skončení.
vaše identifikačné údaje môžeme tiež v primeranom rozsahu použiť na účely našej propagácie a posilňovania značky. Napríklad na tento účel môžeme použiť fotografie z našich akcií organizovaných pre našich partnerov a dodávateľov. Na tento účel môžeme vaše osobné údaje uchovávať po dobu trvania zmluvného vzťahu s vami predĺženou o dobu 4 rokov.
Proti tomuto spracovaniu máte právo uplatniť námietku podrobnejšie popísanú v podkapitole Právo vzniesť námietku proti spracovaniu. Pokiaľ využijete svoje právo vzniesť námietku proti spracovaniu vašich osobných údajov, sme povinní vaše osobné údaje na daný účel ďalej nespracovávať, ibaže v rámci vyšetrovania vašej námietky zistíme, že máme na toto spracovanie závažné oprávnené dôvody.
Pokiaľ s nami komunikujete prostredníctvom rôznych kanálov
Pokiaľ s nami komunikujete prostredníctvom rôznych kanálov, najmä prostredníctvom call centra, e-mailu, chatovacích nástrojov a sociálnych sietí, budeme spracovávať vaše identifikačné a kontaktné údaje, údaje o našej spolupráci a údaje súvisiace s využitím call centra alebo návštevou nášho areálu na základe nášho oprávneného záujmu spočívajúceho v zlepšovaní vo vybavovaní vašich požiadaviek, kontrole riadneho plnenia našich záväzkov a zlepšovaní našich služieb za účelom:
- vybavenie vašich požiadaviek; pokiaľ sme u vás niečo objednali a vaša požiadavka sa vzťahuje na spoluprácu, môžeme toto spracovanie realizovať na základe plnenia zmluvy s vami
- evidencia vašich požiadaviek, aby sme ich mohli kontrolovať, že ich plníme riadne a včas
- preukazovanie, že sme vašu požiadavku prijali a vybavili, napr. keď touto cestou uzatvárame spoluprácu, alebo vybavujeme reklamáciu
- ich analýzy pre zlepšovanie kvality našich služieb.
Pre tieto účely osobné údaje uchovávame po dobu 3 mesiacov. Proti spracovaniu na základe nášho oprávneného záujmu máte právo uplatniť námietku.
Spracovanie pre vnútornú evidenciu a ochranu právnych nárokov
Po ukončení našej spolupráce vaša identifikačné a kontaktné údaje, údaje súvisiace s našou spoluprácou ďalej uchováme na základe nášho oprávneného záujmu za účelom ochrany právnych nárokov a našej vnútornej evidencie a kontroly, a to po dobu trvania premlčacej doby 3 rokov a jeden rok po jej uplynutí s ohľadom na nároky uplatnené na konci premlčacej doby. V prípade začatia súdneho, správneho alebo iného konania spracovávame vaše osobné údaje v nevyhnutnom rozsahu po celú dobu trvania takýchto konaní a zostávajúcu časť premlčacej doby po jeho ukončení. Našimi oprávnenými záujmami sú tu ochrana právnych nárokov a kontrola riadneho plnenia zmluvných záväzkov.
Proti tomuto spracovaniu na základe oprávneného záujmu máte právo uplatniť námietku.
Spracovanie pre plnenie našich právnych povinností
Aj my musíme plniť určité zákonom stanovené povinnosti. Na tomto právnom základe spracovávame vaše identifikačné a kontaktné údaje, údaje o našej spolupráci, a to z dôvodu dodržiavania najmä nasledujúcich zákonov
- zákona č. 89/2012 Zb., Občiansky zákonník,
- zákona č. 235/2004 Zb. o dani z pridanej hodnoty,
- zákona č. 563/1991 Zb. o účtovníctve.
Na tieto účely osobné údaje používame po dobu najviac 10 rokov.
Kto vaše osobné údaje spracováva a komu ich odovzdávame?
Všetky spomínané osobné údaje spracovávame my ako správca. To znamená, že my stanovujeme zhora vymedzené účely, na ktoré vaše osobné údaje zhromažďujeme, určujeme prostriedky spracovania a zodpovedáme za ich riadne vykonanie.
Na spracovanie osobných údajov taktiež využívame služby ďalších spracovateľov, ktorí osobné údaje spracovávajú iba podľa našich pokynov a na účely, ktoré sú popísané v časti Prečo osobné údaje spracovávame a čo nás k tomu oprávňuje? Takými spracovateľovi sú:
- poskytovatelia cloudových služieb a ďalší dodávatelia technológií a podpory
- poskytovatelia nástrojov pre správu a nahrávanie telefonických hovorov
- poskytovatelia SMS komunikačných a chatovacích nástrojov, v prípade, keď spracovávajú osobné údaje pre sprostredkovanie našej komunikácie s vami
- poskytovatelia služieb monitoringu príjmu a expedície tovaru a návštev v areáli
- poskytovatelia bezpečnostného monitoringu spravujúci najmä náš kamerový systém
- externé účtovné spoločnosti.
Z akých zdrojov osobné údaje získavame?
Vo väčšine prípadov spracovávame osobné údaje, ktoré nám poskytnete v rámci spolupráce alebo pri komunikácii s nami napríklad na call centre. Osobné údaje priamo od vás získavame aj nahrávaním hovorov na call centre a kamerovým záznamom nášho areálu a jeho okolia.
Zasielanie údajov mimo EÚ
V rámci odovzdania údajov našim spracovateľom, uvedeným v časti Kto vaše osobné údaje spracováva a komu ich odovzdávame?“ môžeme vaše údaje odovzdať aj do tretích krajín mimo Európskeho hospodárskeho priestoru, ktoré nezaisťujú zodpovedajúcu úroveň ochrany osobných údajov. Akékoľvek takéto odovzdávanie budeme uskutočňovať iba v prípade, že sa príslušný spracovateľ zaviaže dodržiavať štandardné zmluvné doložky vydané Európskou komisiou a dostupné na adrese http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2004:385:0074:0084:CS:PDF . – Keby vám odkaz nefungoval, je dokument na nahliadnutie u nás na pobočke. Alebo požiadajte o zaslanie dokumentu emailom.
Aké máte práva pri spracovaní osobných údajov?
Rovnako ako my máme svoje práva a povinnosti pri spracovaní vašich osobných údajov, máte aj vy pri spracovaní vašich osobných údajov určité práva. Medzi tieto práva patria:
Právo na prístup
Zjednodušene povedané máte právo vedieť, aké údaje o vás spracovávame, za akým účelom, po akú dobu, kedy vaše osobné údaje získavame, komu ich odovzdávame, kto ich mimo nás spracováva a aké máte ďalšie práva súvisiace so spracovaním vašich osobných údajov. To všetko sa môžete dozvedieť v tomto dokumente „Ochrana osobných údajov dodávateľov“. Pokiaľ si však nie ste istí, ktoré osobné údaje o vás spracovávame, môžete nás požiadať o potvrdenie, či osobné údaje, ktoré sa vás týkajú, sú alebo nie sú z našej strany spracovávané, a ak tomu tak je, máte právo získať prístup k týmto osobným údajom . V rámci práva na prístup nás môžete požiadať o kópiu spracovávaných osobných údajov, pričom prvú kópiu vám poskytneme bezplatne a ďalšie kópie už s poplatkom.
Právo na opravu
Chybovať ich ľudské. Pokiaľ zistíte, že osobné údaje, ktoré o vás spracovávame, sú nepresné alebo neúplné, máte právo na to, aby sme ich bez zbytočného odkladu opravili, poprípade doplnili.
Právo na výmaz
V niektorých prípadoch máte právo, aby sme vaše osobné údaje vymazali. Vaše osobné údaje bez zbytočného odkladu vymažeme, pokiaľ je splnený niektorý z nasledujúcich dôvodov:
- využijete svoje právo vzniesť námietku proti spracovaniu (pozri nižšie časť Právo vzniesť námietku proti spracovaniu) pri osobných údajoch, ktoré spracovávame na základe našich oprávnených záujmov a my zisťujeme, že už žiadne také oprávnené záujmy, ktoré by toto spracovanie oprávňovali, nemáme, alebo
- vaše osobné údaje už nepotrebujeme na účely, na ktoré sme ich spracovávali;
- domnievate sa, že nami vykonávané spracovanie osobných údajov prestalo byť v súlade so všeobecne záväznými predpismi.
Ale majte prosím na pamäti, že aj keď pôjde o jeden z týchto dôvodov, neznamená to, že ihneď zmažeme všetky vaše osobné údaje. Toto právo sa totiž neuplatní v prípade, že spracovanie vašich osobných údajov je aj naďalej nevyhnutné na splnenie našej právnej povinnosti alebo určenie, výkon či obhajobu našich právnych nárokov (pozri časť Prečo osobné údaje spracovávame a čo nás k tomu oprávňuje?).
Právo na obmedzenie spracovania
V niektorých prípadoch môžete okrem práva na výmaz využiť právo na obmedzenie spracovania osobných údajov. Toto právo vám umožňuje v určitých prípadoch požadovať, aby došlo k označeniu vašich osobných údajov a tieto údaje neboli predmetom žiadnych ďalších operácií spracovania – v tomto prípade však nie navždy (ako v prípade práva na výmaz), ale po obmedzenú dobu. Spracovanie osobných údajov musíme obmedziť, keď:
- vaše osobné údaje spracovávame bez dostatočného právneho základu (napr. nad rámec toho, čo spracovávať musíme), ale vy budete pred výmazom takýchto údajov uprednostňovať iba ich obmedzenia (napr. ak očakávate, že by ste nám v budúcnosti takéto údaje rovnako poskytli)
- popierate presnosť osobných údajov, než sa dohodneme, aké údaje sú správne
- vznesiete námietku proti spracovaniu. Právo na námietku je podrobnejšie popísané nižšie v kapitole Právo vzniesť námietku proti spracovaniu. Po dobu, počas ktorej šetríme, ak je vaša námietka oprávnená, sme povinní spracovanie vašich osobných údajov obmedziť.
Právo na prenositeľnosť
Máte právo získať od nás všetky vaše osobné údaje, ktoré ste nám vy sami poskytli a ktoré spracovávame na základe plnenia zmluvy. Vaše osobné údaje vám poskytneme v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte. Aby sme mohli na vašu žiadosť údaje ľahko previesť, môže ísť len o údaje, ktoré spracovávame automatizovane v našich elektronických databázach.
Právo vzniesť námietku proti spracovaniu
Máte právo vzniesť námietku proti spracovaniu osobných údajov, ku ktorému dochádza na základe nášho oprávneného záujmu (viď časť Prečo osobné údaje spracovávame a čo nás k tomu oprávňuje?). Vaše osobné údaje prestaneme spracovávať, pokiaľ nebudeme mať závažné oprávnené dôvody na to, aby sme v takomto spracovaní pokračovali.
Právo podať sťažnosť
Uplatnením práv vyššie uvedeným spôsobom nie je nijako dotknuté vaše právo podať sťažnosť na príslušnom dozornom úrade. Toto právo môžete uplatniť najmä v prípade, že sa domnievate, že vaše osobné údaje spracovávame neoprávnene alebo v rozpore so všeobecne záväznými právnymi predpismi. Sťažnosť proti nami vykonávanému spracovaniu osobných údajov môžete podať na Úrade pre ochranu osobných údajov, ktorý sídli na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.
Ako možno uplatniť jednotlivé práva?
Najrýchlejší spôsob, ako je možné uplatniť a požiadať o výkon práva je zaslanie žiadosti prostredníctvom dátovej schránky spoločnosti, prípadne v listinnej podobe na adresu sídla spoločnosti. V takom prípade však musí byť vaša žiadosť opatrená úradne overeným podpisom.
Vašu žiadosť vybavíme bez zbytočného odkladu, maximálne však do jedného mesiaca. Vo výnimočných prípadoch, najmä z dôvodu zložitosti vašej požiadavky, sme oprávnení túto lehotu predĺžiť o ďalšie dva mesiace. O takomto prípadnom predĺžení a jeho zdôvodnení vás samozrejme budeme informovať.
Povereník na ochranu osobných údajov
Vo všetkých záležitostiach súvisiacich so spracovaním vašich osobných údajov je vám k dispozícii náš povereník na ochranu osobných údajov.
Poverencov môžete kontaktovať pomocou formulára, alebo emailom na adrese info ( zavináč ) pcpraha.sk.